Как да пренаредите списъка със задачи, за да изпълните максимума

Забелязвали ли сте колко лесно е да направите списък със задачи, но колко по-трудно се оказва изпълнението му Приоритизирането дава истинската промяна, която ни позволява да изпълним всичко в списъка. Има трик за целта, пишат експертите от profit.bg. Когато дойде време за определянето на важността на задачите, които ни предстои да свършим, трябва да се научим да казваме "не”. 

 

Анализирайте списъка със задачи 

Първо, потърсете задачите, които можете да изоставите напълно. Делегирането е идеален начин за бързо орязване на дългия списък със задачи. Ако има на кого да възложите задача, направете го! Отбележете на удобно и видно място, че това е съвместен проект, чието изпълнение трябва да проследите. Същественото е, че го махате от своя списък със задачи и така премахвате излишното напрежение, което въздългият списък предизвиква. 

 

Следващата стъпка изисква да съберете всички задачи пред погледа си и да започнете да ги приоритизирате по схемата на Стивън Кови. Всичко, което трябва да свършите в най-кратки срокове, или пък вече е излязло извън графика, слагате в графа "спешно”. От вас зависи да определите кое е истински важно и кое е просто необходимо да се свърши. Всичко, което има значение за вас в далечен план, трябва да оцените като важно. Става дума за семейни отношения, здравословно състояние, дейности, свързани с професионалното ви развитие и умения и т.н. Този тип приоритизиране е много силно оръжие, когато ни се налага да свършим много неща за кратко време. Той ни помага да визуализираме най-важните задачи и тези, които не търпят отлагане. Веднъж щом подредите задачите, придържайте се към схемата. 

 

Направете списък за утрешния ден 

Разбира се, най-добрият вариант е първо да съставите списък със задачи, които трябва да свършите днес. След приключване на работния ден се заловете със съставянето на списъка за утре. Можете да правите седмични планове, за да виждате ясно как работата е разпределена във времето. Така ще се ограничите и в планирането на прекалено много задачи за изпълнение в рамките на деня. 

 

Препоръчителен подход при планирането е да използвате следното "калкулиране”. Винаги подценявайте броя на задачите, които можете да изпълните, и винаги надценявайте времето и силите, които ще бъдат нужни за изпълнението им. Така ще създадете по-добра работна атмосфера. Много по-стимулиращо е да приключите деня с напълно изпълнен списък със задачи, нали така? Освен това, ако съумеете да отметнете нещо за следващия ден, ще сте двойно по-доволни! 

 

Използвайте НВЗ 

НВЗ означава "Най-важните задачи”. Те ще ви позволят да си съставите възможно най-реалистичен списък със задачи за деня. Изразява се в избирането на няколко (обикновено 3 на брой) задачи, които да изпълните в рамките на работното време. Когато използвате НВЗ, списъкът ви ще се състои от 1-3 задачи, а всички останали ще се възприемат като бонус – "добре е да бъдат изпълнени, но всичко зависи от това дали има време”. Златно правило: започвайте да изпълнявате бонус задачите, едва след като приключите НВЗ. 

 

Изберете само един фокус 

Когато сте наистина притиснати да свършите нещо, ще имате нужда точно от този метод. Когато разглеждате списъка със задачи или НВЗ за деня, изберете само една, върху която да се фокусирате. Може да става дума за една голяма задача, която държите да бъде приключена. Избирането на само една задача е отличен начин да се заемете с изпълнението й и да преборите всички евентуални разсейвания в процеса на правенето й. 

 

Открийте своите 20% задачи 

Може би сте чували и преди за тази идея, позната като принципа на Парето: 20% от работата ви определя 80% от резултатите ви. Можете лесно да възложите част от 80%, които не ви дават достатъчно добри резултати. Най-важното обаче е да установите кои са 20-те %, които ви носят най-добри успехи. Когато го направите, лесно ще можете да приоритизирате списъка със задачи. 

 

Най-лесният начин да установите кои са 20% работа дава това просто упражнение: първо, запитайте се с какво бихте се заели, ако имахте да вършите само 3 задачи днес. Изберете само три! Следваща стъпка – орежете списъка със задачи до две. И най-накрая, оставете само една. Ако трябва задължително да престанете да работите след приключването на една задача, коя бихте избрали да направите? Това наистина е труден въпрос, тъй като мнозина от нас имат да отхвърлят поне няколко задачи дневно. 

 

Това упражнение представлява прекрасен начин, по който да установите коя задача ви носи най-голяма полза, когато е приключена. Практикувайте да бъдете безмилостни към списъка със задачи и ще установите, че ви става все по-лесно и ще си изградите методология за максимално оползотворяване на работното време.